Het telefoontje
Het was een koude, regenachtige november dag toen ik werd gebeld door twee oud collega’s. Beiden net gestart bij BNP Paribas in het Marketing Communicatie team als hoofd van het team en als senior op externe communicatie. Met een enorme drive en ambitie om BNP Paribas in Nederland op de kaart te zetten. “Kunnen jullie ons helpen? We zoeken iemand die onze events op de rit kan zetten. We vinden het een belangrijk onderdeel van onze marketing communicatie en we hebben de ambitie om dit veel strategischer in te zetten. We missen nu de samenhang en er is geen pro- actieve benadering. Dat moet anders”

Het is herkenbaar hoe het nu gaat. We zien dit bij veel organisaties. De uitvoer van de events zit goed in elkaar, maar er is niemand specifiek verantwoordelijk. De collega’s die events oppakken moeten het erbij doen naast hun eigen werkzaamheden en het is al zo druk. De rolverdeling is niet duidelijk en ze worden versnipperd in de organisatie opgepakt.

Daardoor is er geen focus en geen overzicht en inzicht in de resultaten waardoor het niet duidelijk is of en in welke mate ze bijdragen aan de organisatiedoelstellingen, wie de doelgroep van de events is en welke boodschap overgebracht moet worden.

Wat zouden jullie willen?

“Een collega die zich volledig kan bezighouden met het professioneler aanpakken van de evenementen. Wij zien zoveel mogelijkheden binnen deze organisatie om de evenementen en de totale aanpak erop te verbeteren. Niet alleen per evenement maar van alle evenementen die we organiseren zodat ze bijdragen aan onze ambitie en doelstellingen.”

Waar zou je dan mee starten?
Ik hoor enthousiaste stemmen door de lijn. “We hebben eerst iemand tijdelijk nodig die de bestaande evenementen op de rit kan zetten en het overzicht gaat krijgen over alle evenementen. Iemand die een event strategie kan schrijven en een kalender kan maken voor de komende periode. Die ons strategisch kan adviseren welke evenementen we wel moeten doen en welke niet. En die ons kan helpen met het vinden van een geschikte event manager die die positie uiteindelijk vast gaat invullen.”

Twee weken later loop ik het kantoor binnen. Blij om weer een tijdje met mijn oud- collega’s samen te werken en enthousiast om hen met deze mooie uitdaging te kunnen helpen.

In een korte periode hebben we al mooie stappen kunnen maken. We hebben een strategische aanpak op events en sponsoring gedefinieerd. En in lijn hiermee een aantal mooie events neergezet, waarvan de feedback door klanten heel positief is. Zelfs zo positief dat ze aangeven dat het event daadwerkelijk bijdraagt aan een voorkeur voor de organisatie. Er is structuur en er wordt gewerkt met een kalender en met duidelijk geformuleerde doelstellingen. Geïntegreerd met andere marketing communicatie middelen. De stakeholders zijn meegenomen in de nieuwe manier van werken en het wervingsproces voor de nieuwe event manager & sponsoring lead is in gang gezet.

Een paar maanden daarna zit Paola met een stralende glimlach achter haar bureau. Ze  werkt al een aantal jaar binnen het bedrijf en ze heeft net gehoord dat ze de kans krijgt om haar passie te volgen. Ze wordt de nieuwe Event manager & Sponsoring Lead. Aan mij de eer om haar nog een tijdje begeleiden in haar nieuwe rol en wegwijs te maken met de ontwikkelde strategische aanpak op events. Haar dag, en die van mij, kan niet meer stuk.

Kan jij, net als mijn oud collega’s, ook hulp gebruiken met de aanpak van jouw events en sponsoractivatie? Neem gerust contact met ons op voor de Event Strategy Scan.