Het lek
Fleur’s* hoofd barst van de hoofdpijn als ik haar spreek op kantoor. Ze heeft me uitgenodigd om te sparren over haar uitdagingen en hoe ik haar daarbij kan helpen. Als eventmanager is ze verantwoordelijk voor alle evenementen binnen haar organisatie. Er is niets mis met hard werken maar de afgelopen maand heeft ze iedere avond overgewerkt. Haar lijf voelt moe. Dit loopt wel een beetje uit de hand.

Als je hoort wat Fleur doet, wordt je al moe. Ze organiseert alle evenementen van begin tot eind. De communicatie naar de deelnemers, het bedenken van het creatieve concept, de logistieke uitvoer, het regelen van de sprekers maar ook het management team van haar bedrijf op de hoogte houden.

Fleur heeft strakke deadlines, op de dag van het evenement komt alles samen. Deelnemers moeten op tijd zijn geïnformeerd en de sprekers moeten op tijd zijn. Fleur heeft een enorm verantwoordelijke rol. En alles moet ook nog binnen het afgesproken budget.

‘Ik ben enorm goed in multi tasken en het werken met deadlines maar de boog staat altijd gespannen. Er is nooit tijd om even bij te komen. Dit begint me op te breken. Ik merk dat de kick van het neerzetten van een evenement niet meer voldoende is. Ik ben bang dat ik dit niet langer volhoud’.

Fleur zucht, ze legt haar hoofd in haar nek en kijkt omhoog. De tranen branden achter haar ogen.

We drinken samen een kop koffie en staren uit het raam naar buiten. Vanaf deze plek is er een prachtig uitzicht over de stad.

Wat zou je willen?

‘Meer ruimte in mijn hoofd om bezig te zijn met het professioneler aanpakken van de evenementen. Ik ben ambitieus en zie zoveel mogelijkheden binnen deze organisatie om de evenementen en de totale aanpak erop te verbeteren. Niet alleen per evenement maar van alle evenementen die we organiseren’.

Waar zou je dan mee starten?
Haar ogen beginnen te stralen. ‘Ik zou beginnen om eens te praten met mijn collega’s in Engeland en Duitsland. Die zijn altijd enthousiast over nieuwe projecten. Met hen zou ik willen brainstormen over hoe we hier samen in kunnen optrekken. Maar eerst wil ik wat veranderen aan mijn huidige werkdruk’.

Fleur sprak met haar manager. Over haar werkdruk en haar ambities. Ze mag onze hulp inschakelen om de werkdruk te verlagen en haar nieuwe project te starten.

Fleur ziet het weer zitten
Twee maanden later zit Fleur glimmend van trots achter haar bureau. Op basis van data en interviews hebben we samen onderzoek gedaan naar de evenementen van het afgelopen jaar. ‘Heel leuk om te merken dat niet alleen de Engelse en Duitse collega’s maar ook die uit Amerika, Zuid Afrika en Brazilië enthousiast zijn. Iedereen vond het heel prettig om hun eigen mening, adviezen en best practices te mogen delen. Er kwamen hele goede voorbeelden voorbij die andere landen ook kunnen gebruiken’.

‘Ik mag zelfs de resultaten presenteren aan de directie.  Mijn manager was onder de indruk van de resultaten van het onderzoek’.

‘En, er komt een collega bij om taken van mij over te nemen.  Ik heb kunnen aantonen dat ik dubbel zo veel uren werk . Misschien zit er zelfs nog wel een promotie in..’

Fleur’s dag kan niet meer stuk en die van mij ook niet. Ze loopt energiek voor mij de trap af. ‘Zullen we samen een lekkere cappuccino bestellen om deze mijlpaal te vieren?’

Wil jij weten hoe Fleur dit gedaan heeft? Meld je aan voor Event Strategy Scan.

*Fleur is niet haar echte naam. Dit artikel is gebaseerd op ervaringen met onze klanten.